Anvisningar för tobaksansökan

Här kan du läsa om hur en ansökan går till och vad som krävs för att handläggningen ska påbörjas.

Det finns två typer av tobaksförsäljningstillstånd

Den som vill sälja tobak till konsumenter ska ansöka om detaljhandelstillstånd. Detta gäller även dig som säljer tobak via internet till konsumenter. Den som vill sälja tobak till butiker ansöker om partihandelstillstånd. Tillståndet kan gälla antingen tillsvidare eller för en begränsad tidsperiod.

Ansök via vår e-tjänst

Du ansöker via vår e-tjänst. Ansökan ska skrivas under av bolagets behöriga firmatecknare. I samband med att ni ansöker om tillstånd, samtycker ni till att tillståndsenheten inhämtar samtliga uppgifter som är nödvändiga för handläggningen av ärendet.

Ni ges alltid möjlighet att bemöta sådant i utredningen som kan inverka negativt på er ansökan, exempelvis uppgifter från Skatteverket som visar att ni inte skött skattebetalningar eller att polisen bedömt någon som olämplig på grund av tidigare brottslighet.

Grundläggande förutsättningar för att beviljas tillstånd

Lagen ställer höga krav på den som söker tillstånd. Kommunens uppgift är att utreda om kraven uppfylls.

För att beviljas tillstånd måste sökanden vara ekonomiskt och personligt lämplig. Kommunen utreder sökandens bakgrund. För att anses lämplig krävs bland annat att det sökande företaget och personer som har ett betydande inflytande i rörelsen har en ordnad ekonomi och att de inte förekommer i polisens belastningsregister under de tre senaste åren. Kommunen tittar också på hur sökanden tidigare skött sin tobaksförsäljning.

Om någon av de personer som har betydande inflytande i sökandeföretaget är folkbokförd/bosatt i annat land än Sverige ska handlingar som visar personens lämplighet bifogas ansökan. Det kan vara t.ex. utdrag ur polisens brottsregister i hemlandet och intyg från skattemyndigheten i hemlandet som visar om personen har skatteskulder. Det ska också visas hur personen har försörjt sig under de senaste åren, med t.ex. deklaration, lönespecifikation eller liknande.

Avgifter

Årlig tillsynsavgift

Verksamheter med tillstånd betalar varje år en tillsynsavgift. Tillsynsavgifterna finns tillgängliga på tillståndsenhetens hemsida och faktureras en gång per år.

Betala in ansökningsavgift

Ansökningsavgiften (se alla avgifter) sätts in på Helsingborgs stads plusgirokonto 94 45 93-3. I meddelandetexten ska du skriva försäljningsställets namn samt vad ansökan avser. Exempel: Tobbes Tobak, Ansökan detaljhandelstillstånd tobak.

Handlingar som ska lämnas in med ansökan

Nedan finner du en lista på de handlingar som ska lämnas in tillsammans med ansökan. Samtliga handlingar ska bifogas oavsett om du ansöker via e-tjänsten eller via blankett. För att handläggningen ska kunna påbörjas krävs att alla relevanta handlingar enligt nedanstående förteckning kommit till tillståndsenheten. Skicka in handlingarna i något av följande filformat: PDF, Word, Excel.

1. Handling som styrker att ansökningsavgiften är betald

Exempelvis en betalningsbekräftelse där det framgår att avgiften är betald till Helsingborgs stads plusgirokonto 94 45 93-3.

2. Köpeavtal/arrendeavtal/franchiseavtal

Köpeavtal/arrendeavtal/franchiseavtal ska bifogas ansökan om du tagit över en befintlig verksamhet.

3. Ägarförhållanden med mera

I ansökan ska redovisas vem eller vilka som äger det sökande bolaget.

Aktiebolag: Om sökanden är ett aktiebolag ska ägarförhållandena visas med bolagsstämmoprotokoll, aktiebok eller motsvarande handling. Av handlingen ska det framgå vem eller vilka som äger aktierna i bolaget och hur aktierna är fördelade mellan ägarna. Om ägaren är ett bolag ska ägarförhållandena styrkas på samma sätt i detta bolag.

Om sökandebolaget ingår i en koncern ska en organisationsskiss inlämnas där det tydligt framgår vilka bolag som är ägare och hur stor andel de äger. Ägarförhållandena i ägarbolag ska också styrkas.

Handelsbolag och kommanditbolag: Är sökanden ett handelsbolag eller kommanditbolag kan ägarförhållandena styrkas genom ett bolagsavtal som visar hur bolagets andelar är fördelade mellan ägarna. Saknas bolagsavtal ska ägarförhållandena styrkas på annat sätt.

4. Eventuell fullmakt

Om ombud anlitas ska fullmakt bifogas.

5. Redogörelse för kostnader och finansiering från de senaste tre åren

Blanketten för kostnader och finansiering ska lämnas in tillsammans med ansökan. På blanketten ska du redogöra för kostnader och finansiering i verksamheten från de senaste tre åren. Det kan till exempel röra sig om kostnader och finansiering vid köpet, uppstarten eller senare investeringar i verksamheten.
Exempel: kostnad för köp/hyra av butiken, möbelkostnader, ansökningsavgift till tillståndsenheten, kostnad för inköp av varor med mera.

• Ladda ned blankett för kostnader och finansiering (word, 38 kb)

Om verksamheten köpts inom de senaste tre åren ska ni redovisa hur ni finansierat köpet av verksamheten, uppstartskostnader samt ytterligare investeringar.
Exempel: Finansieringen kan vara lån, sparade pengar, lön.

Tillståndsenheten ska kunna se att betalningen kommer från ditt bankkonto och att betalningen slutligen mottagits av säljaren. Ge därför in köpeavtalet och bankkontoutdrag för dig som visar betalningen till säljaren, och ett bankkontoutdrag från säljaren som visar att denne mottagit betalningen.

Handlingar som styrker uppgifterna om finansiering ska bifogas ansökan. Detta gäller oavsett om det är banklån, privatlån eller egna medel som har använts. Exempel på sådana handlingar är låneavtal, verifikat på transaktioner, kontoutdrag med mera.

Är det fråga om privata lån ska det framgå var pengarna som långivaren lånat ut kommer ifrån, exempelvis om pengarna kommer från sparande eller lån. Personnummer för privata långivare behövs för att kommunen ska kunna göra en lämplighetsprövning. Privata långivare kan komma att behandlas som ”personer med betydande inflytande”, vilket innebär att dessa personers personliga och ekonomiska lämplighet kan komma att utredas.

Exempel på hur redovisning av finansiering går till (pdf, 180 kb)

6. Hyreskontrakt

Om sökanden inte äger samtliga lokaler som används i verksamheten ska hyreskontrakt för dessa lämnas in tillsammans med ansökan. Hyreskontraktet ska vara undertecknat av samtliga parter (hyresvärd, hyresgäst, eventuellt övertagande hyresgäst).

Tänk på att när sökanden är ett bolag ska bolaget vara angiven som hyresgäst på avtalet.

7. Egenkontrollprogram för tobaksförsäljning

Ett egenkontrollprogram ska bifogas ansökan. Programmet utgör en viktig del av er ansökan – var noggrann när du fyller i dokumentet. Ett egenkontrollprogram är ett dokument där du fyller i vilka rutiner butiksverksamheten har vid försäljning av tobaksvaror. Det ska exempelvis innehålla rutiner kring hur du kontrollerar att någon som vill köpa tobak fyllt 18 år, att cigarettförpackningarna har säkerhets- och identitetsmärkningar, att alla varningstexter finns och att din personal är utbildad om rutinerna i egenkontrollprogrammet.

Egenkontrollprogrammet ska användas i butiken även efter att tillstånd beviljats, samt uppdateras och ändras om några rutiner ändras.

Kommunen tillhandahåller ett exempel på egenkontrollprogram som ni kan fylla i och skicka in tillsammans med ansökan. Ladda ned blankett för egenkontrollprogram.

Handläggning av ansökan

Från den tidpunkt då ansökan är komplett, det vill säga då alla handlingar har lämnats in och ansökningsavgiften är betald, ska kommunen fatta beslut inom fyra månader. Vanligtvis är handläggningstiden dock betydligt kortare än så. Kommunen sänder ärendet på remiss till Polismyndigheten för yttrande. Om du ansöker om partihandelstillstånd skickas ärendet även på remiss till Tullverket.

Kommunen skickar även en begäran om uppgifter till Skatteverket, samt hämtar uppgifter från kreditupplysningsföretag.

När uppgifter hämtas från kreditupplysningsföretag om fysiska personer (privatperson och enskild firma), handelsbolag eller kommanditbolag skickas alltid en omfrågekopia till den person det gäller. Det innebär att du kommer få ett automatiskt meddelande om att en kreditupplysning tagits på dig.

Om utredningen visar att ni uppfyller kraven kommer tillstånd att beviljas.

Om tillståndsenheten efter handläggning bedömer att ni inte uppfyller kraven för att beviljas tillstånd skrivs en utredning som ni får lämna synpunkter på. Beslut i ärendet fattas därefter av tillståndsutskottet, som sammanträder en gång i månaden.

Detta händer efter en beviljad ansökan

Se till att använda egenkontrollprogrammet i verksamheten och arbeta med rutinerna. Fortsätt håll dig uppdaterad om eventuella lagändringar och föreskrifter från Folkhälsomyndigheten. Om du skulle ändra något i egenkontrollprogrammet ska du anmäla detta till oss, antingen via mejl eller via våra e-tjänster.

Var även beredd på att tillståndsenheten kan genomföra kontrollköp på försäljningsstället. Det innebär att en person som fyllt 18 år försöker köpa tobaksvaror av er utan att uppvisa legitimation. Ett kontrollköp utgör inte en grund för att ni ska meddelas några sanktioner, utan det är till för att vi ska kunna diskutera hur viktigt det är att genomföra ålderskontroller.

Var även beredd på att tillståndsenheten kan genomföra tillsynsbesök i butiken (yttre tillsyn) och tillsyn på tillståndshavaren digitalt (inre tillsyn). Vid en yttre tillsyn kommer handläggare från tillståndsenheten på besök och kontrollerar att försäljningen sker enligt gällande lagstiftning. Vid en inre tillsyn kontrollerar handläggarna att en butik som blivit beviljad tillstånd tidigare, fortfarande är lämplig att inneha tobaksförsäljningstillstånd. Då genomförs exempelvis kreditupplysningar på tillståndshavaren och remisser och begäran om yttranden skickas till Polisen och Skatteverket.