Anvisningar för tobaksansökan
Nedan ser du vilka bilagor som ska skickas in tillsammans med ansökan.
Om du ansöker om flera tillstånd samtidigt (detalj-/parti-/webb-handel) behöver du inte skicka in samma bilagor mer än en gång.
Innan du påbörjar din ansökan är det viktigt att du har ditt Bank‑ID tillgängligt och att alla obligatoriska bilagor är förberedda i förväg. E‑tjänsten går inte att spara och fortsätta senare.
När du vill ansöka om ytterligare tillstånd för tobaksförsäljning
Om du redan har tobakstillstånd för detaljhandel och vill utöka med webbhandel eller partihandel ska du kontakta kommunen innan du skickar in din ansökan. Beroende på vilken tidigare kännedom vi har om din verksamhet informerar vi dig om vilka ytterligare handlingar förutom ansökan och egenkontrollprogram som du behöver lämnas in för att vi ska kunna pröva ansökan.
Handlingar som ska skickas in vid ansökan om tillstånd
Kvitto på betald ansökningsavgift
Ansökningsavgiften ska betalas till Helsingborgs stads plusgirokonto 94 45 93‑3. Ange org.nr samt vad ansökan avser. Här kan du se alla avgifter.
Bifoga kvitto tillsammans med ansökan. Det kan till exempel vara en skärmdump eller en PDF från banken. Ansökan börjar handläggas först när avgiften är betald.
Eventuell fullmakt
Om du använder ombud ska fullmakt bifogas.
Registreringsbevis från Bolagsverket
Registreringsbeviset får vara högst tre månader gammalt.
Verksamhetsbeskrivning
Du ska beskriva verksamhetens inriktning.
För butik: Beskriv kort sortiment, öppettider, antal anställda och ansvarig chef. Ange också om verksamheten omfattar till exempel café, bensinpump eller annan verksamhet som kan vara av betydelse.
För partihandel: Beskriv kort sortiment, antal anställda och ansvarig chef.
För webbförsäljning: Beskriv kort sortiment, antal anställda och ansvarig chef.
Ägarförhållanden
Aktiebolag: Om sökanden är ett aktiebolag ska du bifoga handlingar som visar vem eller vilka som äger bolaget, till exempel utdrag ur aktieboken eller bolagsstämmoprotokoll. Om bolaget ägs av ett annat bolag ska ägarförhållandena även visas för detta bolag. Om bolaget ingår i en koncern ska en organisationsskiss bifogas som tydligt visar vilka bolag som ingår och hur stora ägarandelarna är.
Handelsbolag/kommanditbolag: Om sökanden är ett handelsbolag eller kommanditbolag ska du bifoga bolagsavtal som visar hur andelarna är fördelade mellan delägarna. Om bolagsavtal saknas ska ägarförhållandena visas med andra relevanta handlingar.
Kostnader och finansiering av verksamheten
Kommunen är skyldiga att utreda varifrån pengarna som du finansierar din verksamhet kommer ifrån. Du behöver därför visa pengarnas ursprung till dess att betalningen gjorts. All betalning ska ske via bankkonto och bokförda i det sökande företaget. Kontantbetalning godkänns inte då det inte går att spåra varifrån pengarna kommer.Du behöver lämna in en skriftlig redovisning av Kostnader och finansiering som tydligt visar varifrån pengarna kommer som har använts för att betala för din verksamhet.
Här kan du se en skiss på hur redovisning av finansiering kan gå till.
Olika finansieringssätt
Nedan finns några exempel på vad du behöver skicka in beroende på hur verksamheten har finansierats.
Lån från en bank
Då vill vi ha in:
- Lånehandling (skuldebrev) från banken, med datum och ditt namn.
- Kontoutdrag som visar att lånebeloppet är insatt på ditt bankkonto. Det är viktigt att det på kontoutdraget framgår bankkontonummer, vem bankkontot tillhör, datum och kontots saldo.
Sparat egna pengar
Då vill vi ha in:
- En skriftlig förklaring till hur du har sparat ihop pengarna.
- Kontoutdrag som visar sparandet över tid. Det är viktigt att kontoutdraget tydligt visar vem kontot tillhör, datum och aktuellt saldo. Om pengar har förts mellan olika konton, till exempel mellan lönekonto och sparkonto, behöver du skicka in kontoutdrag för samtliga konton som pengarna passerat.
Gåva eller lån från en annan person
Vid lån från en privatperson kan vi komma att begära in kontoutdrag från din långivare. Detta innebär att personen behöver visa sin privatekonomi för oss som en del av vår prövning.
Då vill vi ha in:
- Gåvobrev eller skuldebrev som visar att pengarna getts eller lånats ut.
- En skriftlig förklaring till var pengarna kommer från, samt dokument som styrker detta. Det kan t.ex. vara kontoutdrag som visar hur personen har sparat ihop pengarna över tid eller kvitto på att en försäljning har skett.
- Kontoutdrag från personen som gav/lånade ut pengarna, som visar att pengarna funnits på deras bankkonto. Viktigt att kontoutdraget visar vem kontot tillhör, datum och saldo.
- Transaktionsuppgifter som visar från vilket konto pengarna skickades till och till vilket konto de överfördes.
Privata långivare prövas av kommunen
Om du lånar pengar från en privatperson till din verksamhet kan personen bedömas som personer med betydande inflytande (PBI) eller som ekonomiska intressenter i din verksamhet. Det innebär att kommunen även kan pröva långivarens personliga och ekonomiska förhållanden, till exempel genom kontroller hos Polismyndigheten och Skatteverket.
Betalning till säljaren
Om det har skett ett köp av en butik eller kiosk behöver du visa att säljaren fått sina pengar.
Då vill vi ha in:
- Kontoutdrag från ditt bankkonto som visar att pengarna funnits på ditt konto innan du gjorde överföringen till säljaren.
- Transaktionsuppgifter som visar att du fört över pengarna till säljaren.
- Ett bevis på att säljaren har fått in pengarna på sitt konto genom kontoutdrag.
Leasingavtal
När en butik leasar inredning eller utrustning behöver ni skicka in hela leasingavtalet. Avtalet ska visa vem som äger inventarierna, vilken kostnad som gäller och vem som har signerat det. Kommunen behöver dessa uppgifter för att kunna göra en korrekt prövning av verksamheten.
Hyreskontrakt
Du ska bifoga kopia av hela hyreskontrakt för lokalen/lagerlokalen eller bevis på äganderätt till fastigheten. Vid andrahandsuthyrning krävs hyresvärdens godkännande. Kontraktet ska vara underskrivet och samtliga sidor och bilagor ska bifogas. Lokalen ska vara godkänd för butiksverksamhet.
Egenkontrollprogram (ekp)
Du behöver ha ett egenkontrollprogram för varje enskild typ av försäljning.
Du ska lämna in ett egenkontrollprogram (ekp) som visar att du känner till och följer reglerna för tobaksförsäljning.
Du kan med fördel använda kommunens mall och vi rekommenderar att du läser och tar hjälp av Folkhälsomyndighetens vägledning för egenkontrollprogram för att ta fram ditt ekp.
När du säljer tobaksvaror via webbhandel behöver du i ditt ekp tydligt beskriva hur ni kontrollerar att kunden är över 18 år, både när köpet görs på hemsidan och när varan lämnas ut vid leverans. Detta är viktigt för att säkerställa att tobaksvaror inte säljs till minderåriga och för att visa att ni följer lagen.
Egenkontrollprogram ska alltid finnas lätt tillgängligt på försäljningsstället så att personalen kan använda det i sitt arbete och så att kommunen kan granska det vid tillsyn.