Checklista för arrangörer

Tillstånd

Om du vill ha ditt evenemang på privat mark eller offentlig plats behöver du ett tillstånd. Om det är privat mark ska du kontakta markägaren. Är det en offentlig plats så söker du tillståndet hos polismyndigheten, blanketten hittar du på polisens webbplats. 

En offentlig plats är en gata, torg, trottoar, park eller liknande. En plats som används mycket och ofta ägs av kommunen, men även privat mark kan räknas som offentlig plats. Är du osäker på vem som äger marken kan du kontakta markupplatelse@helsingborg.se för mer information.

Helsingborgs stad får din ansökan på remiss – och lämnar synpunkter på hur vi vill att evenemanget ska riggas.

Tillstånd för offentlig tillställning (polisens webbplats)

Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen (pdf, polisens webbplats)

Läs mer om att använda stadens mark.

Gator, torg, park och parkering

Evenemang är en av de saker som levandegör staden. Vi har många ytor som du kan få använda, och beroende på vilken yta det är så har vi lite olika saker du bör tänka på när du arrangerar sitt evenemang. Det kan vara avstängning av gator och parkeringar, hur man skyddar markbeläggning och växtlighet, var och hur du ansluter till el och vatten, tillgänglighet och så vidare.

Läs mer om att använda stadens mark.

Affischering

Tänk på att Helsingborgs stad har bestämda platser för affischering, och det är alltså endast på dessa platser som du får marknadsföra ditt evenemang. Läs mer om affischering.

Tillfällig skyltning och vägvisning

Vid större evenemang med många besökare, kan vägvisning underlätta för besökare och för er. Trafikverket tar emot ansökningar om vägvisning på det statliga vägnätet, till exempel vägvisning till tillfälliga arrangemang.

Läs mer om vägvisning på Trafikverkets webbplats.

Strand

Under sommaren används våra stränder flitigt av helsingborgarna och det är många som vill lägga sitt evenemang på stranden. Försök att tänka på detta när ni planerar in ert evenemang och eventuella önskemål om tider, etableringar och avstängningar under den perioden. Stadsbyggnadsförvaltningen hjälper gärna till med rådgivning: markupplatelse@helsingborg.se

Ta gärna kontakt med markupplatelse@helsingborg.se på stadsbyggnadsförvaltningen tidigt i din planering för att se om det är möjligt att använda ytan för just ditt evenemang, och vad du bör tänka på.

Tänk på att vissa delar stranden är strandskyddad och inte får användas hur som helst. Det är Länsstyrelsen som ansvarar för ytan.

Idrottsanläggning

Kontakta den idrottsanläggning du vill vara på för att ta reda på om det finns speciella regler du måste ta hänsyn till.

Vid stora evenemang har du ofta många volontärer eller gäster som vill övernatta billigare och enklare än på hotell. Om Helsingborgs stad är engagerad i evenemanget, finns det under lovperiod möjlighet att använda stadens skolor för övernattning. Övernattningar i dessa lokaler anmäls till räddningstjänsten senast tre arbetsdagar innan övernattningen.

Räddningstjänstens regler för vad som gäller vid tillfällig övernattning.

Musik

Tänk på att musik kan uppfattas som stök och buller.  Ska du ha musik i samband med ett tillfälligt utomhusevenemang, så bör du bland annat bedöma närheten till bostäder och om musiken kan ge störningar till kringboende.

Fundera på vilka tider som kan vara lämpliga och hur länge musiken varar. De flesta har lättare för att acceptera musik på dagen än sena kvällar och nätter.

Det finns riktvärden för buller, dels för besökare och dels för boende. Tänk igenom hur du på bästa sätt kan förhindra och hantera eventuella klagomål.

Informera grannar i god tid skriftligt!

Läs mer om gällande riktvärden för besökare hos Folkhälsomyndigheten (FoHMFS 2014:15)

Läs mer om gällande riktvärden för boende hos Folkhälsomyndigheten (FoHMFS 2014:13)

Mat

Den som ska sälja mat och dryck behöver ha en verksamhet som är registrerad som livsmedelsanläggning hos miljöförvaltningen.

Det ställs olika krav beroende på vilka slags livsmedel som ska hanteras. Maten ska vara säker och rätt märkt, därför måste man göra egna kontroller i sin verksamhet.

Miljöförvaltningen kan göra kontroll av verksamheten när den är igång.

Läs mer om starta och förändra livsmedelsverksamhet

Läs mer om reglerna kring om du ska registrera din livsmedelsanläggning eller inte

Läs mer om egenkontroll för livsmedelsföretag

Alkohol

Vill du servera alkohol vid ert evenemang måste du ha ett tillstånd. Alkoholtillstånd är alltid kopplat till ett krav om att servera mat och serveringsytan måste vara tydligt avgränsad.

Information om hur ni ansöker om alkoholtillstånd hittar ni på Ansökan kan göras antingen på blanketter eller via e-tjänst (tillfälligt serveringstillstånd).

Tänk på att vara ute i god tid med er ansökan, senast åtta veckor innan evenemanget.

Läs mer om att söka alkoholtillstånd.

E-tjänst för att ska alkoholtillstånd.

Försäljning

Vill du sälja varor under ditt evenemang kräver Skatteverket att du eller den du anlitar för försäljning ha ett certifierat kassaregister (Kassaregisterlagen). Den gäller för all torg-, marknads- och tillfällig handel som använder certifierade kassaregister.

Läs mer på Skatteverkets webbplats.

Tält, toaletter, el och vatten

Tält

Tänk på att om du använder tält som rymmer mer än 150 personer i samband med ditt evenemang så kallas detta för samlingstält och då gäller särskilda regler kring hur tälten ska vara besiktigade och godkända. Det ska t.ex. finnas en ”Tältbok” till tältet som innehåller information om konstruktion och montering men även om besiktningar och reparationer.

Vill du läsa mer om regler kring tält kan du titta i MCF:s guide under kapitel 11 eller i ordningslagen 2 kap 12 §.

Toaletter

Många evenemang klarar sig på de toaletter som finns i området. I kartan över evenemangsplatser kan du se var det finns offentliga toaletter i närheten av varje evenemangsplats. Du ser också under vilka tider toaletterna är öppna och om de är avgiftsbelagda.

Vid större evenemang kan dock behovet överstiga kapaciteten. Du som arrangör ansvarar för att utöka resurserna med tillfälliga mobila toaletter.

Kontakta gärna en etablerad leverantör av tillfälliga mobila toaletter och diskutera placering, toalettyper och mängd, eftersom erfarenhet inom området är värdefullt för ett bra sanitetsarbete.

Det finns flera företag som hyr ut toaletter, sök på till exempel Bajamajor eller Mobila toaletter på internet.

El

Helsingborgs stad har elskåp på eller i närheten av de flesta evenemangsplatser som är anpassande för mindre och mellanstora evenemang. Elskåpen ägs av Helsingborgs stad och de kan du som arrangör använda gratis. Amperestyrkan varierar för de olika skåpen I kartan över evenemangsplatser kan du se vilken amperestyrka och placering elskåpen har. 

Det är viktigt att du som arrangör

• använder jordad kabel för utomhusbruk
• låser elskåpet efter ditt evenemang.

Du får tillgång till våra elskåp via stadsbyggnadsförvaltningen. Ta kontakt med markupplatelse@helsingborg.se

Om du behöver mer amperestyrka eller om vi inte har elskåp på din evenemangsplats kontaktar du Öresundskraft. För att tillfälligt ansluta till Öresundskrafts elnät måste du göra en föranmälan via en behörig elinstallatör. Det är bara Öresundskraft som kan gå in i sina elskåp eftersom de är ägare till dem. Mer information om tillfälliga elanslutningar finns på Öresundskrafts webbplats.

Vatten

Vatten och avlopp i Helsingborg hanteras av NSVA. Om du är i behov av tillfälligt vatten för ditt evenemang beställer du det på NSVA:s webbplats.

Fyrverkerier och pyroteknik

Du måste ha tillstånd från polisen och platsen ska vara tydligt avspärrad. Du måste tänka på personsäkerhet och brandsläckning. Mer information om hur du ska hantera fyrverkerier finns på Rsnv:s webbplats.

Gasol

Det behövs inget tillstånd för att använda upp till 60 liter gasol vid ditt evenemang, men ska du hantera mer krävs tillstånd för hantering av brandfarlig vara. Kontakta Räddningstjänsten Skåne Nordväst om du vet att du ska hantera mer än 60 liter.

Om anläggningen är en fast installation (gatuköksvagn eller liknande) ska du kunna uppvisa ett täthetsintyg. Om anläggningen är tillfällig (ex. gasolgrill) ska den vara läckkontrollerad.

Du ska förvara och hantera gasol på ett säkert sätt. Det finns också krav på släckutrustning, läs mer på Rsnv:s webbplats.

Säkerhet och trygghet

Att besökare känner sig säkra och trygga när de är på ditt evenemang är en viktig del i att skapa ett lyckat evenemang. Som arrangör bör du inför ditt evenemang fundera på tre olika saker när det gäller säkerhet:

Vad har du för typ av målgrupp och vilka utmaningar/risker innebär det?

Ålder? Musikgenre? Dricker de alkohol? Är de vana att vara på evenemang eller är det första gången?

Hur är platsen/lokalen för ditt evenemang?

Inomhus: Fungerar alla nödutgångar som de ska? Hur många får man vara i lokalen samtidigt? Behöver du använda garderoben? Finns det en bra kö-yta utanför lokalen?

Utomhus: Behövs det extra belysning om kvällen? Hur är tillfartsvägarna? Behövs det parkering? Vad händer med platsen om det skulle regna dagarna innan ditt evenemang? Finns det tillgång till vatten för publiken? Finns det en bra kö-yta utanför ditt insläpp?

Vad behöver du för personal?

Ordningsvakter? Sjukvårdare? Entrévärdar? Publikvärdar?

Ett övergripande tips när det kommer till att planera säkerhet för evenemang är att tänka på säkerhet som en servicefunktion gentemot dina besökare. Alla problem som kan lösas med en kram är lösta på rätt sätt av din egen säkerhetsorganisation. Om en kram inte hjälper behöver man ta hjälp av ordningsvakt, sjukvårdare eller i yttersta fall polis.

För tips och råd kring specifika saker inom säkerhet och trygghetsplanering använd dig av MCFs guide Säkerhetsguide för evenemang.

Ett evenemang ska vara tryggt och säkert. MCF (Myndighet för civilt försvar) har tagit fram ”Säkerhetsguide för evenemang”. Läs mer på MCF:s webbplats.

Kostnader

Polistillstånd

Läs mer på polisens webbplats.

Livsmedelskontroll

Livsmedelskontrollen är baserad på de risker som finns i verksamheten. Alla verksamheter som blir registrerade riskklassas för att vi ska kunna bedöma kontrolltiden för varje enskild verksamhet.

• Registreringsavgift
• Årlig kontrollavgift för ordinarie kontroll
• Avgift för extra kontroll, om den årliga kontrollen kräver att vi gör ett återbesök eller om vi fått in befogade klagomål på din verksamhet

Läs mer om avgifter och riskklassning.

Serveringstillstånd

Läs mer om avgifter för serveringstillstånd.

Markupplåtelse

Taxor för markupplåtelse på allmän platsmark (pdf, 440 kB)

Nedan visas länkar, e-tjänster och blanketter som bygger på de steg i guiden som du gått igenom. Klicka på brevsymbolen och du får listan mejlad till den e-postadress du anger. Har du frågor kan du skicka ett mejl till Näringslivsservice.