Behandling av personuppgifter

Det är upp till er som anbudsgivare att säkerställa att ni har laglig grund enligt artikel 6 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) när ni lämnar personuppgifter om era anställda eller andra personer till Helsingborgs stad inom ramen för ett upphandlingsförfarande. Läs mer på lex.europa.eu.

Staden ansvarar endast för den behandling av personuppgifter som sker i vår verksamhet efter att uppgifterna har kommit oss tillhanda.

Anbudsgivare ska informera sina anställda och andra personer om att ni uppger deras personuppgifter i anbud som lämnas till Helsingborgs stad. Det är bra om ni i samband med sådan information hänvisar till den information som ges på denna sida.

Helsingborgs stad begär vid registrering av ett anbud att det ska anges en kontaktperson för anbudet. Avseende denna person behandlar staden uppgift om namn, telefonnummer till arbete och e-postadress till arbete.

Vi behandlar dessa personuppgifter i syfte att administrera anbudet. Den lagliga grunden för behandlingen är allmänt intresse. Mottagare av uppgifterna är främst upphandlare och andra anställda i Staden som medverkar i den aktuella upphandlingen.

Ibland begär vi också att anbudsgivare ska bifoga vissa uppgifter eller dokument till sitt anbud som innehåller personuppgifter om exempelvis företagets anställda eller andra personer så som exempelvis referenspersoner. De uppgifter som det kan röra sig om i dessa fall är namn, telefonnummer till arbete, e-postadress till arbete, yrkesmässiga kvalifikationer (CV) med mera.

Vi behandlar dessa personuppgifter i syfte att kontrollera om anbudsgivaren uppfyller uppställda krav i upphandlingen. Den lagliga grunden för behandlingen är allmänt intresse. Mottagare av uppgifterna är främst upphandlare och andra anställda i Helsingborgs stad som medverkar i den aktuella upphandlingen.

Helsingborgs stad upphandlingar hanteras elektroniskt via Kommers som är ett webbaserat verktyg för administrering av upphandlingsprocessen. Kommers levereras av Primona AB, org nr 556583-2374, som utgör ett personuppgiftsbiträde till Staden vid den behandling av dina personuppgifter som sker i Kommers. Staden har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med Primona AB för att säkerställa att företaget hanterar personuppgifter i Kommers på ett säkert sätt.

Observera att handlingar som ges in till Helsingborgs stad, exempelvis anbud i en upphandling, blir allmänna handlingar. Vem som helst kan begära att få en kopia av dessa. Vi gör alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen innan vi lämnar ut handlingar som innehåller personuppgifter.

Den tid som Helsingborgs stad sparar ett anbud beror på om anbudet antagits eller inte. Inkomna anbud i en upphandling som inte antagits sparas i ett visst antal år varefter de gallras, medan det/de anbud som antagits alltid bevaras i stadens arkiv.

För att få information om exakta bevarandetider för icke antagna anbud kan du kontakta den förvaltning inom Staden som ansvarar för upphandlingen alternativt kontrollera den aktuella förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter som rör dig och som finns hos förvaltningarna inom Helsingborgs stad. Den informationen får du i form av ett så kallat registerutdrag som beställs via helsingborg.se.

Du kan under vissa förutsättningar dessutom ha rätt att

• få dina uppgifter raderade
• få felaktiga uppgifter rättade
• komplettera ofullständiga personuppgifter
• begära en begränsning av vår behandling av dina personuppgifter
• invända mot vår behandling av dina personuppgifter

Läs mer om hur du utövar dina rättigheter och om hur Helsingborgs stad behandlar personuppgifter.

Om du vill komma i kontakt med stadens dataskyddsombud ring 042-10 50 00 (växel) eller mejla till dataskyddsombud@helsingborg.se

För upphandlingar som administreras av stadens inköpsenhet är Helsingborg stad, Kommunstyrelsen (org. nr. 212000-1157) personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i samband med upphandlingen.

För upphandlingar som genomförs av en specifik nämnd inom Staden är den aktuella nämnden personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i samband med upphandlingen.

Vilken nämnd inom Staden som är ansvarig för en viss upphandling framgår av upphandlingsdokumenten.