E-faktura till Helsingborgs stad

Om du är en leverantör med ett befintligt avtal med staden så gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut. För alla övriga leverantörer gäller att fakturor till oss måste vara i formatet Peppol Bis Billing 3.0.

Är du en leverantör som endast skickar ett mindre antal fakturor till Helsingborg stad, så erbjuder staden dig att gratis skicka e-fakturor via vår fakturaportal. Då registrerar du fakturorna manuellt i fakturaportalen och behöver inte tänka på i vilket format fakturan sedan skickas till oss, det sköts med automatik.

Så säger lagen

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling hittar du på riksdagens webbplats.

När du fakturerar Helsingborgs stad är det viktigt att du uppmärksammar de krav vi ställer på vad en faktura till oss ska innehålla.

En del krav är för att vi ska kunna slussa fakturan till rätt mottagare i vår stora organisation. Andra krav syftar till att vi ska kunna följa upp våra inköp och avtal, och bland annat se att vi köper rätt saker av rätt avtalsleverantör.

Följande uppgifter ska alltid finnas på en leverantörsfaktura

• Datum för utfärdandet
• Fakturanummer
• Säljarens namn och momsregistreringsnummer
• Köparens namn och adress (fakturamottagare)
• Vad betalningen avser
• Adress eller plats där eventuellt arbete utförts
• Leverans- /utförandedatum
• Beskattningsunderlaget för varje momssats
• Tillämpad momssats
• Den moms som ska betalas
• Fakturabelopp

Fakturamottagare

För att vi ska ha rätt att lyfta momsen på din faktura till oss måste, enligt Skatteverkets regler, rätt fakturamottagare vara angiven på fakturan. Det räcker inte att skriva exempelvis namnet på en skola som har beställt vara/tjänst från ditt företag utan ”Helsingborgs stad”, kommunens juridiska namn, måste stå som fakturamottagare. Vi ber dig därför att kontrollera att du har rätt fakturamottagare registrerad på oss i ditt kundregister. Ofullständiga eller felaktiga fakturor kan framöver komma att skickas tillbaka till dig med begäran om ny, korrekt faktura.

För att vi ska distribuera fakturor rätt inom vår organisation måste även förvaltning anges på fakturan.

Slutligen måste alltid en beställarreferens anges på fakturor till oss. Denna ska bestå av fyra bokstäver plus fyra siffror, exempelvis ”HEKA1000”, och är till för att vi ska kunna identifiera beställaren/mottagaren av fakturan.

Information om vad som ska faktureras

Fakturering ska ske med specifikation radvis av:

• Levererad produkt eller tjänst (namn och artikelnummer)
• Antal artiklar
• Pris/styck.

Kvalitet på informationen

Staden är beroende av att leverantören håller en god kvalitet på informationen i fakturan. Staden vill särskilt påpeka vikten av att fakturan:

• Har korrekt stavning av artikel
• Undviker särskrivning (blyertspenna, ej blyerts penna)
• Undviker omvänd ordföljd (blyertspenna, ej penna blyerts)
• Är konsekvent i ordval och stavning
• Undviker flera artiklar i samma artikelrad
• Undviker förkortningar.