E-faktura till Helsingborgs stad
Skicka e-faktura till staden
De fakturor som du skickar till Helsingborgs stad måste vara elektroniska, det vill säga e-fakturor. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor. Kravet på e-faktura gäller vid alla inköp, upphandlade så väl som direktköp, där betalning sker mot faktura.
Så påverkas du som är leverantör till Helsingborgs stad av lagen om e-fakturor
Om du är en leverantör med ett befintligt avtal med staden så gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut. För alla övriga leverantörer gäller att fakturor till oss måste vara i formatet Peppol Bis Billing 3.0.
Är du en leverantör som endast skickar ett mindre antal fakturor till Helsingborg stad, så erbjuder staden dig att gratis skicka e-fakturor via vår fakturaportal. Då registrerar du fakturorna manuellt i fakturaportalen och behöver inte tänka på i vilket format fakturan sedan skickas till oss, det sköts med automatik.
Så säger lagen
Det här måste din faktura innehålla
När du fakturerar Helsingborgs stad är det viktigt att du uppmärksammar de krav vi ställer på vad en faktura till oss ska innehålla.
En del krav är för att vi ska kunna slussa fakturan till rätt mottagare i vår stora organisation. Andra krav syftar till att vi ska kunna följa upp våra inköp och avtal, och bland annat se att vi köper rätt saker av rätt avtalsleverantör.
Följande uppgifter ska alltid finnas på en leverantörsfaktura
- Datum för utfärdandet
- Fakturanummer
- Säljarens namn och momsregistreringsnummer
- Köparens namn och adress (fakturamottagare)
- Vad betalningen avser
- Adress eller plats där eventuellt arbete utförts
- Leverans- /utförandedatum
- Beskattningsunderlaget för varje momssats
- Tillämpad momssats
- Den moms som ska betalas
- Fakturabelopp
Fakturamottagare
För att vi ska ha rätt att lyfta momsen på din faktura till oss måste, enligt Skatteverkets regler, rätt fakturamottagare vara angiven på fakturan. Det räcker inte att skriva exempelvis namnet på en skola som har beställt vara/tjänst från ditt företag utan ”Helsingborgs stad”, kommunens juridiska namn, måste stå som fakturamottagare. Vi ber dig därför att kontrollera att du har rätt fakturamottagare registrerad på oss i ditt kundregister. Ofullständiga eller felaktiga fakturor kan framöver komma att skickas tillbaka till dig med begäran om ny, korrekt faktura.
För att vi ska distribuera fakturor rätt inom vår organisation måste även förvaltning anges på fakturan.
Slutligen måste alltid en beställarreferens anges på fakturor till oss. Denna ska bestå av fyra bokstäver plus fyra siffror, exempelvis ”HEKA1000”, och är till för att vi ska kunna identifiera beställaren/mottagaren av fakturan.
Information om vad som ska faktureras
Fakturering ska ske med specifikation radvis av:
- Levererad produkt eller tjänst (namn och artikelnummer)
- Antal artiklar
- Pris/styck.
Kvalitet på informationen
Staden är beroende av att leverantören håller en god kvalitet på informationen i fakturan. Staden vill särskilt påpeka vikten av att fakturan:
- Har korrekt stavning av artikel
- Undviker särskrivning (blyertspenna, ej blyerts penna)
- Undviker omvänd ordföljd (blyertspenna, ej penna blyerts)
- Är konsekvent i ordval och stavning
- Undviker flera artiklar i samma artikelrad
- Undviker förkortningar.
E-fakturaadresser (GLN och Peppol-ID) till stadens förvaltningar
Här finns en lista över förvaltningar i Helsingborgs stad som kan ta emot elektroniska fakturor.
Organisationsnumret är samma för alla förvaltningar: 212000-1157
Momsregistreringsnumret är samma för alla förvaltningar: SE212000115701
Vi använder oss av VAN-operatör Pagero.
GLN-nummer
| Helsingborgs stad | Avdelning | GLN-kod | Peppol-ID |
|---|---|---|---|
|
Helsingborgs stad
|
Arbetsmarknadsförvaltningen | 7381020669945 | 0088:7381020669945 |
|
Helsingborgs stad
|
Fastighetsförvaltningen | 7381020669990 | 0088:7381020669990 |
|
Helsingborgs stad
|
Kulturförvaltningen | 7381020669938 | 0088:7381020669938 |
|
Helsingborgs stad
|
Miljöförvaltningen | 7381020669884 | 0088:7381020669884 |
|
Helsingborgs stad
|
Skol- och fritidsförvaltningen | 7381020669921 | 0088:7381020669921 |
|
Helsingborgs stad
|
Socialförvaltningen | 7381020669914 | 0088:7381020669914 |
|
Helsingborgs stad
|
Stadsbyggnadsförvaltningen | 7381020669976 | 0088:7381020669976 |
|
Helsingborgs stad
|
Stadsledningsförvaltningen | 7381020669952 | 0088:7381020669952 |
|
Helsingborgs stad
|
Stadsrevisionen | 7381020669877 | 0088:7381020669877 |
|
Helsingborgs stad
|
Vård- och omsorgsförvaltningen | 7381020669907 | 0088:7381020669907 |
|
Helsingborgs stad
|
Övriga förvaltningar/nämnder: – Överförmyndarnämnden – Val- och demokratinämnden – Finansförvaltningen – Familjen Helsingborg | 7381020669815 | 0088:7381020669815 |
Övriga upplysningar
Expeditions- och faktureringsavgifter accepteras inte av Helsingborgs stad. Allmänna bestämmelser, ALOS 05, tillämpas. Mervärdesskatten (moms) ska tydligt anges på fakturan. Dröjsmålsränta enligt räntelagen och 30 dagars betaltid tillämpas om inget annat avtalats.
Viktiga XML-element
Det är viktigt att rätt information hamnar på rätt ställe i den elektroniska fakturafilen för att fakturan ska hitta fram till rätt mottagare och kan hanteras på ett effektivt sätt i vårt affärssystem.
I PDF-fllen finns information om de XML-element i fakturafilen som ska/bör innehålla information och vilken typ av information. Om ni behöver hjälp med att få informationen på rätt plats i er elektroniska fakturafil, råder vi er att kontakta er affärssystemsleverantör och/eller VAN-operatör.
Har du frågor om e-fakturor?
Kontakta ekonomi och styrning på e-postadress e-faktura@helsingborg.se eller telefon 042-10 50 00.
Har du frågor om ett avtal?
Kontakta inköpsenheten på e-postadress inkop@helsingborg.se.