Lagar och riktlinjer
Lagen om offentlig upphandling och direktivet
Helsingborgs kommun följer lagen om offentlig upphandling (LOU) och de EU-direktiv som berör upphandling. Detta betyder att kommunens inköp av varor, tjänster och byggentreprenader måste föregås av en offentlig upphandling. Genom upphandling ingår kommunen avtal med leverantörer. Här har vi samlat information om lagar och riktlinjer.
Vår upphandlingspolicy gäller för samtliga kommunala förvaltningar och bolag. Läs Upphandlingspolicy för Helsingborgs stad (pdf 47 kB).
Grundläggande principer
Vid alla upphandlingar måste kommunen ta hänsyn till EU-principer som är grundläggande för hela reglerna om offentlig upphandling.
- Icke-diskriminering – förbjudet att exempelvis diskriminera leverantörer med annan nationalitet eller ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge.
- Likabehandling – alla leverantörer ska behandlas lika och ges samma förutsättningar.
- Proportionalitet – krav på objekt och leverantör måste stå i proportion till det som upphandlas.
- Öppenhet – uppgifter om upphandlingar får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt.
- Ömsesidigt erkännande – intyg och certifikat utfärdade av behörig myndighet i annat EU-land ska gälla även i Sverige.
Konkurrensprincipen innebär att en upphandling inte får utformas i syfte att begränsa konkurrensen så att vissa leverantörer gynnas eller missgynnas på ett otillbörligt sätt.
LOU och personuppgifter
Särskild information till dig som är anbudsgivare
Det är upp till er som anbudsgivare att säkerställa att ni har laglig grund enligt artikel 6 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) när ni lämnar personuppgifter om era anställda eller andra personer till Helsingborgs stad inom ramen för ett upphandlingsförfarande. Läs mer på lex.europa.eu.
Staden ansvarar endast för den behandling av personuppgifter som sker i vår verksamhet efter att uppgifterna har kommit oss tillhanda.
Anbudsgivare ska informera sina anställda och andra personer om att ni uppger deras personuppgifter i anbud som lämnas till Helsingborgs stad. Det är bra om ni i samband med sådan information hänvisar till den information som ges på denna sida.
Särskild information till dig som anges som kontaktperson för anbudet
Helsingborgs stad begär vid registrering av ett anbud att det ska anges en kontaktperson för anbudet. Avseende denna person behandlar staden uppgift om namn, telefonnummer till arbete och e-postadress till arbete.
Vi behandlar dessa personuppgifter i syfte att administrera anbudet. Den lagliga grunden för behandlingen är allmänt intresse. Mottagare av uppgifterna är främst upphandlare och andra anställda i Staden som medverkar i den aktuella upphandlingen.
Särskild information till andra personer som förekommer i anbud, exempelvis anställda hos anbudsgivare, referenspersoner med flera
Ibland begär vi också att anbudsgivare ska bifoga vissa uppgifter eller dokument till sitt anbud som innehåller personuppgifter om exempelvis företagets anställda eller andra personer så som exempelvis referenspersoner. De uppgifter som det kan röra sig om i dessa fall är namn, telefonnummer till arbete, e-postadress till arbete, yrkesmässiga kvalifikationer (CV) med mera.
Vi behandlar dessa personuppgifter i syfte att kontrollera om anbudsgivaren uppfyller uppställda krav i upphandlingen. Den lagliga grunden för behandlingen är allmänt intresse. Mottagare av uppgifterna är främst upphandlare och andra anställda i Helsingborgs stad som medverkar i den aktuella upphandlingen.
Stadens användning av personuppgiftsbiträden vid upphandling
Helsingborgs stad upphandlingar hanteras elektroniskt via Kommers som är ett webbaserat verktyg för administrering av upphandlingsprocessen. Kommers levereras av Primona AB, org nr 556583-2374, som utgör ett personuppgiftsbiträde till Staden vid den behandling av dina personuppgifter som sker i Kommers. Staden har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med Primona AB för att säkerställa att företaget hanterar personuppgifter i Kommers på ett säkert sätt.
Allmänna handlingar och bevarandetid
Observera att handlingar som ges in till Helsingborgs stad, exempelvis anbud i en upphandling, blir allmänna handlingar. Vem som helst kan begära att få en kopia av dessa. Vi gör alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen innan vi lämnar ut handlingar som innehåller personuppgifter.
Den tid som Helsingborgs stad sparar ett anbud beror på om anbudet antagits eller inte. Inkomna anbud i en upphandling som inte antagits sparas i ett visst antal år varefter de gallras, medan det/de anbud som antagits alltid bevaras i stadens arkiv.
För att få information om exakta bevarandetider för icke antagna anbud kan du kontakta den förvaltning inom Staden som ansvarar för upphandlingen alternativt kontrollera den aktuella förvaltningens dokumenthanteringsplan.
Dina rättigheter
Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter som rör dig och som finns hos förvaltningarna inom Helsingborgs stad. Den informationen får du i form av ett så kallat registerutdrag som beställs via helsingborg.se.
Du kan under vissa förutsättningar dessutom ha rätt att
- få dina uppgifter raderade
- få felaktiga uppgifter rättade
- komplettera ofullständiga personuppgifter
- begära en begränsning av vår behandling av dina personuppgifter
- invända mot vår behandling av dina personuppgifter
Läs mer om hur du utövar dina rättigheter och om hur Helsingborgs stad behandlar personuppgifter.
Om du vill komma i kontakt med stadens dataskyddsombud ring 042-10 50 00 (växel) eller mejla till dataskyddsombud@helsingborg.se
Personuppgiftsansvarig
För upphandlingar som administreras av stadens inköpsenhet är Helsingborg stad, Kommunstyrelsen (org. nr. 212000-1157) personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i samband med upphandlingen.
För upphandlingar som genomförs av en specifik nämnd inom Staden är den aktuella nämnden personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i samband med upphandlingen.
Vilken nämnd inom Staden som är ansvarig för en viss upphandling framgår av upphandlingsdokumenten.