Tillstånd och praktiskt inför ditt möte eller evenemang

Ska ditt evenemang äga rum på en offentlig plats, till exempel ett torg, en gata eller i en park? Då behöver du vanligtvis söka tillstånd hos Polisen för att använda platsen.

I ansökan beskriver du bland annat vad du planerar att göra, vilken plats du vill använda och under vilken period. Helsingborgs stad får därefter möjlighet att yttra sig över ansökan.

Ett tips är att vara ute i god tid, särskilt om du planerar ett större evenemang.

När platsen är vald är det dags att få det praktiska att fungera. El, vatten, toaletter och avfall är några av de saker som är bra att planera tidigt.

El
På eller i närheten av flera av Helsingborgs evenemangsplatser finns elskåp som är anpassade för mindre och mellanstora evenemang. Du får tillgång till stadens elskåp via stadsbyggnadsförvaltningen. Ta kontakt med markupplatelse@helsingborg.se Behöver du mer kapacitet kan en tillfällig elanslutning behöva ordnas genom Öresundskraft.

Vatten
Behöver du tillfälligt vatten till evenemanget kan det beställas via NSVA.

Toaletter
På flera evenemangsplatser finns offentliga toaletter. Vid större evenemang kan du som arrangör behöva komplettera med tillfälliga toaletter.

Avfall och nedskräpning
Planera för hur avfallet ska tas om hand både under och efter evenemanget. En genomtänkt avfallshantering gör det enklare att hålla området rent och trevligt för både besökare och omgivning.

Ett evenemang blir bättre när fler kan vara med. Fundera därför på tillgängligheten redan när du väljer plats och planerar området.

Hur tar sig besökaren fram? Finns tillgängliga entréer och toaletter? Går det att ta del av programmet och informationen oavsett funktionsförmåga?

Små och stora val i planeringen kan göra stor skillnad för besökarens upplevelse.

Mat och dryck är ofta en viktig del av evenemangsupplevelsen. Ska det serveras eller säljas mat och alkohol, eller användas gasol, finns några saker du behöver ha koll på.

Mat
Ska mat säljas eller serveras på evenemanget behöver verksamheten följa de regler som gäller för livsmedelshantering.

Alkohol
Ska alkohol serveras behöver du ansöka om serveringstillstånd. Tillståndet är kopplat till krav på bland annat matservering och en tydligt avgränsad serveringsyta. Ansök i god tid – senast åtta veckor före evenemanget.

Gasol
Ska exempelvis foodtrucks, matstånd eller andra aktörer använda gasol behöver den hanteras och förvaras på ett säkert sätt. Vid större mängder krävs tillstånd för hantering av brandfarlig vara.

Ett tryggt evenemang skapar en bättre upplevelse för alla. Säkerhet behöver därför finnas med från början i planeringen – och behöver inte vara krångligare än att fundera igenom vad som kan hända och hur ni hanterar det.

Utgå gärna från tre frågor:

Vilka kommer till evenemanget?
Fundera på målgrupp, publikmängd och vilka situationer som kan uppstå.

Hur ser platsen ut?
Tänk på exempelvis entréer och utgångar, köer, belysning, tillfartsvägar, väder och hur räddningstjänst kan komma fram.

Vilka behöver finnas på plats?
Beroende på evenemangets storlek och karaktär kan det behövas exempelvis publikvärdar, entrévärdar, ordningsvakter eller sjukvårdspersonal.

Se gärna säkerheten som en del av värdskapet. Tydlig information, synlig personal och en genomtänkt evenemangsplats gör det både tryggare och enklare för besökaren.

För mer stöd i planeringen finns Säkerhetsguide för evenemang från Myndigheten för civilt försvar.

Läs Säkerhetsguide för evenemang